FORMACIÓN DE ASISTENTES ADMINISTRATIVAS

Hoy día ser una Asistente Administrativa, requiere de autonomía en la tarea y capacidad de trabajo en equipo. Es de suma importancia que la persona sea metódica y ordenada; que cuente con capacidad de realización y productividad; un excelente dominio del lenguaje oral y compromiso con los objetivos y metas de la organización.

El nivel de conocimientos e información que una Asistente Ejecutiva necesita dominar en estos días, va mucho más allá del campo administrativo.

Las tareas ligadas ahora con esta profesión, requieren competencias del mundo social, de las relaciones humanas, e incluso, del ámbito político; todas ellas tendientes a demostrar una gestión útil y orientada a un concepto más moderno: la generación de valor.

Las Asistentes Administrativas, han cambiado el rol que tenían. Siguen haciendo lo que antes hacían, las funciones clásicas de la secretaria, pero éstas han crecido y ahora una Asistente funciona en muchos más ámbitos y con mayores espacios.

Hace unos años tras, las funciones se limitaban a transferir llamadas telefónicas y redactar cartas. Hoy, se incluyen otras funciones que exigen más calificación, por ejemplo: el dominio de la búsqueda de información por Internet, la elaboración de proyectos e informes de mayor responsabilidad y complejidad, o el análisis del correo electrónico.

Otro de los factores importantes en la evolución de la profesión de la Asistente Administrativa, está ligado con la reducción de la edad promedio de los directivos actuales. Según las estadísticas, un jefe más joven es también más autónomo. Por ende, la administración de la agenda pasa a ser una tarea diaria menos significativa para la Asistente, que se convierte en cambio en una persona a la que se puede delegar actividades y lograr así un mejor aprovechamiento del tiempo de ambos. El presente demuestra que, en la lista de tareas diarias de una Asistente Ejecutiva, cada vez sean más las actividades que se relacionan con el desafío profesional.

Para la misma profesional, una sola palabra hace la diferencia entre una Secretaria y una Asistente Administrativa, y es la capacitación. Una Asistente Administrativa, no debe esperar que sea la empresa la que determine sus necesidades de capacitación y desarrollo de talento, debe actualizarse continuamente. Las diferencias la dan las funciones del valor agregado de cada persona, por ejemplo, si una Secretaria se vuelve imprescindible para su jefe, es por su capacidad de proponer soluciones y opinar ante las situaciones que se presentan.

Eso indica que no es sólo una manera elegante de titularlas, pues, culturalmente, la palabra “asistente” se asocia como “útil para” que asiste, es decir, el éxito del jefe es equivalente al éxito de su Asistente. La palabra secretaria, se deriva de “secreto”, la que guarda secretos, escucha, escribe y calla, siempre en función de guardar las espaldas de su jefe. El protagonismo de la Asistente Ejecutiva, identifica a una persona capaz de realizar funciones extras a las que el puesto requiere. Debe verse como la ayuda idónea que todo jefe debe y desea tener.

La Asistente Administrativa, tiene un compromiso con su empresa y con ella misma, esto equivale a su deseo de mejorar todos los días, no limitarse a sus funciones básicas como contestar el teléfono, tomar recados o manejar correspondencia.

Una Asistente Administrativa, no puede pensar en serlo toda la vida, debe tener necesidad de crecer, ya sea dentro de la misma empresa o en otras. Esto sólo podrá lograrlo agregando valor a su currículum, mediante la capacitación, que es lo que pretende ofrecerle el presente curso