HENT-003 Gestión informatizada de archivos de empresa
JUSTIFICACIÓN: Actualmente, las empresas se están dando cuenta de la gran importancia que tiene la gestión documental para el desarrollo de sus actividades. Todos conocemos la cantidad de documentos que se manejan en una empresa: se elaboran nuevos documentos, se reciben, se tramitan, se envían a los clientes, se archivan. El objetivo de la gestión documental es racionalizar este proceso y establecer mecanismos eficaces para facilitar el control de toda la producción documental que circula en la empresa, en todo su ciclo vital, desde su elaboración hasta su eliminación o archivo definitivo.
MODALIDAD: Virtual Multimedia
DURACIÓN EN HORAS: 60 (Formación)
OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN:
- Aprender a hacer una adecuada gestión de archivos de la empresa, de forma automatizada.
ÍNDICE:
Introducción
Módulo I: Conceptos generales
Definición de archivo
Funciones del archivo
Definición de documento
Documentos de apoyo informativo
El documento de archivo
Requisitos del documento de archivo
Ciclo de vida de los documentos
Valor del documento
Caracteres de los documentos
La tipología documental
Las agrupaciones documentales
Principios documentales
Resumen del tema
Módulo II: El tratamiento documental
Establecimiento de los procedimientos de trabajo
Identificación
Clasificación
Tipos de clasificación
Operativa de la clasificación
Elaboración del cuadro de clasificación
Ordenación
Descripción
Instrumentos de descripción
Inventarios
Normalización
Señalización de los documentos
Instalación de las carpetillas en cajas de archivo
Resumen del tema
Módulo III: La circulación documental
La transferencia de documentos
Procedimientos para la transferencia de documentos
Valoración de las series documentales
El calendario de conservación como instrumento de trabajo
El expurgo
Expurgo en los archivos de oficina o gestión
La eliminación de documentos
Resumen del tema
Módulo IV: Series documentales en la empresas
Documentos constitutivos
Actas
Las cuentas anuales
Los informes de las auditorías
Los contratos
Las escrituras
Los libros de contabilidad
Impuestos
Las facturas
Los seguros sociales
Las nóminas
Los expedientes de personal
La correspondencia
Los documentos de los órganos de representación
Resumen del tema
Módulo V: El archivo físico
Definición de instalación de los documentos
Espacio del archivo
Equipamiento y mobiliario
Métodos de instalación
La conservación de los documentos
Resumen del tema
Módulo VI: El documento electrónico
Definición
Documento electrónico de archivo
Requisitos de los documentos electrónicos
Organización de los documentos electrónicos
Tratamiento archivístico de los documentos electrónicos
Descripción de e-documentos
Conservación de e-documentos
Correo electrónico
La factura electrónica
La digitalización
El OCR
Formatos de digitalización
El Escáner
Pasos para una correcta digitalización
La digitalización certificada
Resumen del tema
Módulo VII: Sistemas de gestión documental
Definición
Los sistemas de gestión documental en el ámbito empresarial
Ventajas e inconvenientes de los sistemas de gestión documental
Tipos de sistemas de gestión documental
Sistemas integrales de gestión documental
Implantación de un sistema integral de gestión documental en la empresa
Resumen del tema
Módulo VIII: El acceso al documento
Búsqueda y recuperación documental
El acceso a los documentos
El acceso a los documentos por parte de la administración
Los archivos de empresa y el acceso a los datos de carácter persona
Qué regula el reglamento
A quién afecta
Metodología para controlar la documentación con datos de carácter personal
Resumen del tema
Módulo IX: Normalización documental
Las normas del archivo
La normalización documental
La Norma ISAD
Modelo MoReq
La norma ISO 15489
Resumen del tema
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